Tìm hiểu chi tiết các nghĩa vụ mới về ghi chép thời gian làm việc theo quy định của hải quan Đức – đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp ngành thịt và vận tải!
1. Ghi chép thời gian làm việc
Các chủ sử dụng lao động trong và ngoài nước cũng như bên thuê lao động tạm thời (Entleiher) bắt buộc phải ghi lại thời gian bắt đầu, kết thúc và tổng thời gian làm việc hằng ngày của người lao động, chậm nhất là trong vòng 7 ngày kể từ ngày làm việc đó. Dữ liệu này phải được lưu giữ ít nhất 2 năm.
Áp dụng với:
-
Chủ sử dụng lao động trong lĩnh vực theo §2a Luật chống lao động bất hợp pháp (SchwarzArbG)
-
Những đối tượng thuộc phạm vi Luật cử người lao động đi làm (AEntG)
-
Các công việc thu nhập thấp (Minijob)
-
Những ai thuê lao động tạm thời trong các ngành nghề trên
2. Đặc biệt với ngành công nghiệp chế biến thịt (GSA Fleisch)
Tại đây, yêu cầu nghiêm ngặt hơn:
-
Ghi ngay lập tức thời điểm bắt đầu làm việc và trong ngày phải ghi lại thời gian kết thúc và tổng thời gian làm việc.
-
Bao gồm cả thời gian chuẩn bị trước/sau ca làm, như:
-
Thời gian lắp ráp thiết bị (Rüstzeiten)
-
Thời gian thay đồ (Umkleidezeiten)
-
Thời gian rửa tay (Waschzeiten) nếu bắt buộc vì lý do vệ sinh
-
-
Không được ước lượng, phải ghi cụ thể.
Không áp dụng cho các xưởng thủ công nhỏ (Fleischerhandwerk).
3. Ngoại lệ cho ghi chép thời gian
Không bắt buộc ghi chép nếu:
-
Nhân viên có thu nhập cố định hàng tháng trên 4.461 EUR brutto, hoặc
-
Thu nhập trên 2.974 EUR brutto/tháng trong 12 tháng liên tục
-
Các thành viên gia đình làm việc tại doanh nghiệp
⚠️ Không áp dụng ngoại lệ này cho tài xế vận tải hoặc người làm việc theo AEntG, AÜG.
4. Hình thức ghi chép
-
Có thể bằng giấy hoặc điện tử, không yêu cầu mẫu cụ thể.
-
Chỉ cần ghi: bắt đầu – kết thúc – tổng thời gian làm việc.
-
Nếu có bảng phân công công việc sẵn (lịch), chỉ cần ghi lại các sai khác nếu có.
5. Yêu cầu đặc biệt với ngành chế biến thịt và vận tải
-
Trong ngành chế biến thịt: bắt buộc ghi điện tử, không chỉnh sửa được, lưu trữ điện tử.
-
Với tài xế vận tải: phải có thiết bị ghi hành trình (Fahrtenschreiber) và thẻ lái xe.
6. Trường hợp công việc di động (mobile Tätigkeit)
Có thể ghi đơn giản chỉ thời lượng làm việc (không cần thời gian bắt đầu/kết thúc), nếu:
-
Công việc hoàn toàn di động
-
Chủ lao động không chỉ định giờ cụ thể
-
Nhân viên tự phân bổ thời gian làm việc và nghỉ ngơi
Không áp dụng cho tài xế vận tải hoặc lao động tạm thời.
7. Lưu giữ hồ sơ tại Đức
-
Phải lưu trữ hồ sơ tại Đức và bằng tiếng Đức, gồm:
-
Hợp đồng lao động
-
Ghi chép thời gian làm việc
-
Bảng lương và bằng chứng thanh toán
-
-
Chủ sử dụng lao động nước ngoài có thể giữ hồ sơ ở nước ngoài nếu cam kết sẽ trình đúng yêu cầu.
8. Tài xế vận tải phải mang theo các giấy tờ:
-
Thỏa thuận về linh hoạt thời gian làm việc
-
Giấy tờ bảo vệ tài khoản linh hoạt nếu có
-
Hợp đồng lao động
-
Ghi chép từ thiết bị Fahrtenschreiber và thẻ lái xe
-
Chứng từ liên quan đến trả lương